Monatsabschluss bis zum 10. Werktag — so geht es wirklich
Sechs Wochen bis zur BWA sind kein Naturgesetz. Was den Abschluss tatsächlich aufhält, welche vier Eingriffe wirken und warum Genauigkeit dabei nicht leidet.
Detail statt Übersicht: ein Ausschnitt einer ausgedruckten Auswertung, eine Zeile mit Marker hervorgehoben, daneben ein Stift. Flach von oben, Tageslicht.
16/9Wie schaffe ich einen Monatsabschluss bis zum 10. Werktag?
Der Abschluss wird schnell durch vier Eingriffe: feste Abgrenzungsregeln statt Einzelfallentscheidungen, wiederkehrende Buchungen als Dauerbuchung, Wesentlichkeitsgrenzen für Schätzungen und ein Terminplan, der vorgelagerte Zulieferungen verbindlich macht. Genauigkeit leidet dabei nicht — Schätzabweichungen liegen typischerweise unter einem Prozent des Ergebnisses.
„Die Zahlen für Januar habe ich Anfang März.“ Dieser Satz ist in mittelständischen Unternehmen so verbreitet, dass er als Normalzustand gilt. Er ist keiner. Und er kostet mehr als Zeit: Wer im März über den Januar entscheidet, entscheidet über eine Lage, die es nicht mehr gibt.
Was den Abschluss wirklich aufhält
Nicht die Buchhaltung. In der Analyse zeigt sich fast immer dieselbe Reihenfolge der Engpässe:
- Ausstehende Eingangsrechnungen — auf die gewartet wird, weil die Abgrenzung im Einzelfall entschieden wird.
- Bestandsbewertung — Inventurdaten kommen aus der Produktion oder dem Lager, wann es dort passt.
- Leistungsabgrenzung bei Projekten — der Fertigstellungsgrad wird nachträglich diskutiert.
- Freigabeschleifen — ein Abschluss wartet auf eine Unterschrift, nicht auf eine Zahl.
Alle vier sind Organisationsfragen, keine Buchhaltungsfragen.
Eingriff 1: Abgrenzungsregeln statt Einzelfälle
Wer im Monatsabschluss über jede Abgrenzung neu entscheidet, verliert Tage. Eine schriftliche Regel — welche Kostenarten werden pauschal abgegrenzt, mit welchem Verfahren, ab welchem Betrag — beendet die Diskussion vorab. Die Regel muss nicht perfekt sein, sie muss gelten.
Eingriff 2: Wiederkehrendes als Dauerbuchung
Miete, Leasing, Versicherungen, Wartung, Abschreibung: alles planbar, alles im Voraus buchbar. In vielen Unternehmen macht das ein Drittel der Buchungen aus, die am Monatsende einzeln erfasst werden.
Eingriff 3: Wesentlichkeitsgrenze für Schätzungen
Der zentrale Denkfehler beim langsamen Abschluss ist, dass Genauigkeit und Geschwindigkeit sich ausschließen. Sie tun es nicht — jedenfalls nicht unterhalb der Wesentlichkeitsgrenze. Wer eine Position mit 4.000 € schätzt, statt sie drei Tage lang zu ermitteln, riskiert eine Abweichung von vielleicht 800 €. Bei einem Monatsergebnis von 300.000 € sind das 0,27 %. Dafür lohnt sich keine Woche.
Wichtig ist nur, dass geschätzte Positionen gekennzeichnet sind und im Folgemonat gegen den Ist-Wert laufen.
Eingriff 4: Ein Terminplan mit Namen
Der Abschluss beginnt nicht am ersten Werktag, sondern am 25. des Vormonats. Der Plan nennt für jede Zulieferung einen Tag und eine Person: Lagerbestand bis Werktag 2, Projektstände bis Werktag 3, Reisekosten bis Werktag 2, Freigabe bis Werktag 8. Was fehlt, wird geschätzt — der Abschluss wartet nicht.
Was sich dadurch ändert
Der offensichtliche Gewinn ist Aktualität. Der größere ist ein anderer: Ein Abschluss, der verlässlich am selben Tag fertig ist, wird tatsächlich gelesen. Ein Abschluss, der irgendwann kommt, wird abgeheftet.
Und mit dem Lesen beginnt der eigentliche Zweck: Abweichungen, die im laufenden Quartal noch korrigiert werden können, statt im Rückblick erklärt zu werden.